市各有关单位：

按照《梧州市档案局关于开展2025年档案行政执法检查的通知》，2025年10月27日至29日，市档案局组织检查组在全市范围内抽取受检单位开展了档案行政执法检查，基本完成广西档案事业发展“十四五”规划中开展档案监督检查覆盖率达到100%的要求。现将情况通报如下：

一、基本情况

这次共对24个市直机关，1个民主党派，4个人民团体，1个高等院校进行了档案行政执法检查。从检查情况看，各单位的档案工作与“十四五”前相比有较大的提升，全市档案室规范化建设稳步推进，档案法治意识持续增强，档案归档工作有序开展，档案安全管理水平逐步提升。主要体现在以下6个方面：

（一）档案工作体制逐步健全。各单位普遍比较重视档案工作，建立健全档案工作机构，落实档案工作主体责任，完善各项管理制度，进一步规范档案体制机制建设。大部分单位把档案工作纳入年度工作计划，与业务工作共同推进，把档案工作经费纳入单位年度预算，确保工作顺利推进。

（二）档案安全保障得到落实。各单位牢固树立“安全第一，预防为主”的思想意识，从配备设施设备入手，改善档案保管条件。部分单位设置了独立的档案库房，基本能满足档案安全保管需求，市自然资源局、梧州职业学院除设置库房外，还设置了办公室、整理室、阅览室等业务用房；市纪委监委机关库房安装了门禁识别、视频监控系统，配备了气体消防系统，档案防护设施配备较为齐全，这些单位实现了档案室科学规范布局，积极创造了档案安全保管环境。

（三）档案工作人员配备进一步优化。大部分单位配备了与工作量相匹配的专兼职档案工作人员，能做到学习贯彻档案工作规范，安排人员参加档案业务培训。如市委办公室、市政府办公室、市财政局、市自然资源局、市住房公积金管理中心均设置了档案科，并配备了多名专（兼）职人员从事档案工作，这些单位通过建立健全档案管理网络，形成自上而下，齐抓共管的工作体系，有力推动档案管理工作。

（四）档案安全管理日益规范。从检查情况来看，大部分单位严格落实档案管理规范要求，对各门类档案实行集中统一管理，做到文件材料收集基本齐全、档案整理基本符合规范要求，档案各项管理制度基本落实，有效开展档案利用服务。如市纪委监委机关做到及时更新文件汇编，作为检索工具的补充，提升了档案利用服务效率；市文广体旅局做到各类档案归档及时，收集齐全，档案整理排架规范。

（五）档案信息化建设持续推进。各单位对各门类档案通过档案管理系统进行档案目录管理，开展传统载体档案数字化工作，如市住房公积金管理中心建设了电子档案管理信息系统，实现了与住房公积金核心业务系统的无缝衔接；市委巡察办已完成2016-2021年纸质档案数字化工作；市财政局已完成2019年及以前纸质档案数字化工作，并移交市档案馆。

（六）档案监督指导工作日渐规范。各单位基本能做到对所属单位或内设科室开展档案监督和指导工作，如市教育局、市卫健委等单位积极对所属单位及内设科室开展档案业务检查、指导档案收集、整理业务工作，推动行业系统及单位档案管理工作规范化。　

二、存在问题

从本次执法检查情况来看，各单位在档案资源建设、档案安全管理及人员经费保障等方面履职尽责，取得了扎实成效，档案管理规范化水平显著提升。但对照高标准、严要求，仍存在部分突出问题，主要体现在以下6个方面：

（一）部分单位档案“三合一”制度制定工作推进缓慢。我市推进档案“三合一”制度审批备案工作已经2年，仍有部分单位未按要求完成制度制定及备案手续。该问题直接制约全市机关档案资源管理科学化、规范化、标准化建设进程，影响整体工作质效。

（二）档案安全管理措施不力。部分单位未建立档案安全管理台账，库房出入登记、档案利用登记等基础管理环节存在空白；部分单位档案库房杂物堆积，消防、安防等关键设施设备配置缺失或失效；个别无档案库房的单位，未划分档案保管、利用等工作区域，档案存放混乱，安全风险隐患突出。如市退役军人事务局存在档案库房存放杂物较多的问题。

（三）档案工作人员业务能力不强。部分单位档案工作人员身兼数职，精力分散导致档案工作难以深入开展；个别单位人员调整时未严格执行工作交接制度，且后续业务培训缺位，新任职人员不熟悉档案基本情况、未掌握核心业务技能，严重影响档案工作的连续性与稳定性。

（四）档案收集整理利用欠规范，档案管理措施不力。部分单位只注重文书材料归档，忽视实物、照片等特殊载体档案资料的收集整理，致使室藏档案结构单一、门类不齐；一些单位不注重日常文件材料的收集，导致归档不齐全，年度工作要点、总结，各类会议记录、统计报表、编研材料等缺失，无法全面反映本单位基本历史和履职情况；还有部分单位存在到期档案未按时移交的现象。如市红十字会存在部分档案未集中统一管理，粤桂合作特别试验区（梧州）存在重要档案未规范集中整理等问题。

（五）档案工作监督责任缺失。部分单位档案管理网络职责虚化，存在业务科室自行保管应归档文件材料、长期不向综合档案室移交的现象；少数单位历经机构改革后，未对撤销单位档案实施集中管理，导致档案应归未归、组卷不规范等问题频发。如市融媒体中心近年来历经多次改革，各撤销单位档案未规范管理，各类档案也未实现集中统一管理，档案安全隐患不容忽视。

（六）档案信息化建设推进缓慢。当前，我市各单位传统载体档案数字化转型进度滞后，电子文件归档工作尚未启动。依据《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020），规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程、归档元数据、归档数据组织和归档格式等。党政机关应对电子公文系统产生的电子公文进行归档和处理，但目前大部分单位尚未按规范开展该项工作。

三、整改要求

对本次检查发现的问题，各单位必须提高政治站位，强化档案法治意识，压实工作责任，确保思想认识、整改落实“双到位”，推动档案工作提质增效。

（一）压实主体责任。各单位要切实履行档案工作主体责任，将档案工作纳入重要议事日程，健全工作机构，明确责任部门与责任人。定期开展内部监督检查，细化任务清单，完善制度体系，加快档案室规范化建设，为档案工作有序开展提供坚实保障。

（二）筑牢安全防线。强化日常安全管理，完善安全应急预案，定期开展安全教育培训与应急演练，提升突发事件处置能力；对标库房建设标准，对选址不当、容量不足、设施缺失的库房及时规划改造，配齐消防、安防等设施设备；加强日常巡查监管，消除各类安全隐患，全面提升档案安全保障水平。      

（三）规范管理流程。严格遵循档案管理标准规范，科学制定分类方案、归档范围与保管期限表，全面收集文书、实物、音视频等各类载体档案，做到应归尽归、门类齐全。规范档案保管保护、鉴定销毁、统计利用等全流程管理，严格执行档案移交规定，确保按时完成到期档案移交工作，提升档案管理规范化水平。

（四）加快推动档案信息化建设。各单位应加快推进档案数字化建设，以“存量数字化、增量电子化”为目标，全面实行纸质档案与电子档案“双套制”管理，试点探索推进数字档案室建设，建立档案信息资源共享利用联动机制，全面提升档案工作信息化水平。

请各单位按执法检查表反馈的问题制定整改方案，于11月28日前报我局，并于12月31日前报送整改情况。未尽事宜，请与市档案馆编研宣传科联系，联系电话：3103036，邮箱：wzsdajfgk2009@163.com。

                                  梧州市档案局

                                 2025年11月13日